Blog - 6 agosto 2018

Adote a otimização de processos e torne a empresa mais rápida e produtiva

Você já fez o possível e o impossível para melhorar os resultados da empresa, mas não vem obtendo relatórios com números satisfatórios? Chegou a hora de parar com as tentativas que não vão levar a lugar algum e apostar na otimização de processos para, assim, ter mais lucros produzindo mais e em menos tempo.

Aprimorar os processos de um negócio é fundamental para avançar alguns degraus. Quando estagnamos em um resultado e não conseguimos evoluir, provavelmente algo está muito errado internamente. Mas não se desespere: se o erro é interno, você ainda tem o controle total da situação e pode virar o jogo.

Este artigo vai ajudá-lo a entender melhor como funciona a otimização de processos e a implementá-la na sua rotina de trabalho. Continue a leitura!

O que é otimização de processos?

Trata-se de uma ação que visa diminuir ou extinguir totalmente o desperdício de tempo dos profissionais da empresa e de todos os processos internos. Assim, obtém-se uma melhor produtividade em todos os setores.

O objetivo é ajudar a organização a alcançar os números desejados e a tão sonhada posição no mercado por meio da correção de erros que, às vezes, acontecem sem serem percebidos. Além disso, os investimentos financeiros são mais bem direcionados, o que proporciona uma economia de recursos.

Implementando uma correta otimização de processos, a empresa certamente se tornará muito mais rápida e produtiva.

Como promovê-la?

Para colocá-la em prática, você vai precisar se debruçar ainda mais sobre a rotina do negócio e olhar detalhadamente para todas as suas características — tanto as dos profissionais envolvidos quanto as dos processos automatizados. Abaixo, listamos algumas dicas capazes de auxiliar você na promoção de várias melhorias. Acompanhe!

Defina o objetivo da otimização

A primeira coisa a ser feita é identificar o objetivo dessa otimização de processos. Afinal, não é possível realizar uma melhoria se você não sabe qual mudança deseja. Converse com todos os responsáveis pela empresa e defina, junto a eles, um objetivo a ser alcançado. Algumas opções são:

  • aumentar a produção;

  • aprimorar a qualidade do produto que é entregue ao consumidor;

  • tornar os processos mais ágeis, entre vários outros pontos.

O mais importante é estar completamente alinhado ao foco de todos os profissionais que respondem pelo negócio.

Identifique os pontos que apresentam falhas

Até encontrar um objetivo-chave para a otimização, você vai precisar passar um pente fino em toda a empresa, localizando os erros e os pontos falhos da engrenagem. Mas essa não é uma tarefa fácil.

Isso porque sempre nos esforçamos ao máximo e contribuímos com o crescimento da marca, porém podemos deixar um pequeno problema passar despercebido vez ou outra. Como consequência, esse detalhe pode ser capaz de afetar grandemente os resultados obtidos pelo negócio.

Portanto, converse com os profissionais envolvidos e passe por todas aquelas planilhas que você já leu muitas vezes. Nelas, é possível encontrar um cálculo que, feito de outra maneira, potencializaria a produção da empresa, por exemplo.

Integre todos os setores da empresa

A otimização de processos é realizada integralmente quando todos os departamentos do empreendimento conversam entre si e falam a mesma língua. Não adianta que diversos setores estejam em perfeito funcionamento se, quando precisam trabalhar em conjunto, não conseguem estabelecer um contato direto.

Isso pode acontecer quando uma categoria não conhece corretamente a outra ou não sabe sobre suas capacidades e habilidades. Então, fique atento! Promova sempre a integração entre as áreas (e, especialmente, entre os profissionais), pois isso pode facilitar o trabalho como um todo e evitar interpretações errôneas.

Aprimore a comunicação interna

Como a empresa se comunica com os funcionários? Esse fator tem um peso muito grande na qualidade do relacionamento profissional e na produtividade de todos. É fundamental estabelecer um contato verdadeiro e direto com os colaboradores, independentemente dos setores envolvidos.

A organização deve mostrar o que está acontecendo internamente para, assim, estimular o bom funcionamento dos negócios. Além de falar, é preciso ouvir as dores e as necessidades dos profissionais, pois isso pode contribuir bastante com a conquista das metas estipuladas.

Invista em tecnologia

Quando pensamos em melhorar, temos que enxergar todas as possibilidades capazes de auxiliar nessa busca, não é mesmo? Entre as opções disponíveis, a tecnologia se faz muito presente e necessária na otimização dos processos.

A Inteligência Artificial, os softwares, os aparelhos e os automatizadores de marketing, entre várias outras invenções tecnológicas que o desenvolvimento nos trouxe, são exemplos disso. O uso de algum desses recursos pode garantir uma economia de tempo que não seria possível de outra forma.

Portanto, analise todas as ferramentas que seu mercado oferece e não se prenda ao tradicionalismo ou àquela história de que não se mexe em time que está ganhando, combinado?

Quais ferramentas podem ser úteis?

Agora que você já sabe quais são os primeiros passos da otimização de uma empresa, é necessário pensar nas ferramentas que vão auxiliar nessa melhoria de resultados. Veja, a seguir, algumas delas.

Criação de fluxogramas

Antes de qualquer coisa, adote fluxogramas. Para tanto, esboce uma representação gráfica de todo o procedimento que a empresa desenvolve para conseguir entregar o produto final ao cliente. Ilustre as etapas, encadeando uma a uma de acordo com a hierarquia de acontecimentos.

Com essa representação visual de todos os módulos que a marca produz, fica mais fácil entender as partes que compõem o processo (e ele como um todo também).

Gestão de tarefas

A gestão intuitiva de tarefas é essencial. Ela pode ser automatizada ou realizada manualmente, com as famosas planilhas. Você deve gerenciar todo o escopo de trabalho e os tópicos que são importantes para o seu mercado, como:

  • atividades;

  • prazos;

  • profissionais envolvidos;

  • valor investido;

  • retorno do investimento.

Com uma boa gestão, fica muito mais difícil errar. Ao cometer menos falhas, você consegue economizar tempo e, consequentemente, poupar dinheiro. O resultado de tudo isso é que o negócio se torna muito mais sustentável.

São ações como a otimização de processos que fazem com que uma empresa se torne mais ágil, produtiva e lucrativa. Portanto, é primordial investir em tais modificações.

Nosso artigo foi útil para você? Quer continuar aprendendo a melhorar os números no final do mês? Saiba mais sobre a transformação digital e promova uma verdadeira evolução na estrutura do negócio!

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