Blog - 16 agosto 2018

A sua empresa precisa de um software de gestão mais qualificado?

Você quer otimizar os processos e tomar decisões mais acertadas, com base em dados, na sua empresa? Então você talvez precise de um software de gestão. Esses programas auxiliam o líder a acompanhar diversos setores de sua companhia por meio de sistemas integrados e são ótimos para aumentar a produtividade da equipe, facilitar a comunicação e organização.

Sabemos que muitas pessoas utilizam o Excel para fazer os mesmos acompanhamentos que um software gerencial faz, mas será que um ERP não seria uma opção mais lucrativa e até mesmo viável? Depende.

Neste artigo explicamos melhor sobre esses conceitos, seus benefícios e o que você precisa levar em consideração para escolher uma boa opção. Acompanhe!

O que é um software de gestão?

É um programa de computador que serve de apoio às atividades gerenciais de uma empresa, facilitando as atividades do dia a dia com a integração de dados de vários setores e automatização de processos por meio de um sistema.

O mais comum é o ERP (Enterprise Resource Planning), também conhecido como SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) no Brasil. Esse tipo de software ajuda no controle financeiro, fiscal e contábil, agregando diversas informações, como receitas e despesas de uma empresa. Basicamente, é uma evolução do que costumava ser feito em planilhas do Excel.

Outro tipo de software muito utilizado, especialmente pelos profissionais de marketing e vendas, é o CRM (Customer Relationship Management) ou Gestão de Relacionamento com o Cliente. Seu sistema permite registrar várias informações acerca dos leads e consumidores, ajudando a entender melhor suas necessidades e prestar um atendimento mais personalizado e humanizado, além de ajudar na segmentação de campanhas da empresa.

A principal função de um software de gestão é cuidar das finanças da empresa, mas além disso, é uma ótima maneira de automatizar e facilitar a realização de outras atividades rotineiras, como emissão de notas fiscais eletrônicas, vendas, controle de estoque e atendimento.

Essa versatilidade é muito benéfica às empresas, pois facilita o trabalho em equipe (com o compartilhamento de dados entre setores), a geração automática de relatórios, organização, otimização de processos, melhora na produtividade, redução de erros e aumento na segurança de armazenamento e acesso aos arquivos gerenciais.

Em quais circunstâncias a sua empresa precisa de um software de gestão?

Um programa gerencial é útil para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e segmento de mercado, mas alguns sinais demonstram a necessidade de seu uso, como você pode perceber a seguir.

Falta de controle de custos

Se você perceber que a empresa não consegue identificar a origem de gastos, existência de lucro ou tem dificuldades em analisar o fluxo de caixa — isso é um sinal que você precisa de um software de gestão. A análise financeira é muito importante para a saúde e o sucesso de uma companhia, portanto, um ERP pode ser exatamente o que você precisa.

Controle de estoque ineficiente

O estoque, especialmente se você atua no ramo varejista, é outro controle que você tem que fazer para um melhor aproveitamento de recursos da empresa e gestão do setor de compras. Se a falta, o excesso, o vencimento ou o atraso no recebimento de produtos é algo recorrente ou se você não consegue verificar o capital de giro, esses são sinais de que você precisa de um software gerencial.

Dificuldade na busca de informações

Outro sinal de que você precisa de um software de gestão é a falta ou dificuldade de acesso à informação acerca dos processos da empresa. Visualizar o cenário completo é essencial para que você possa analisar e tomar decisões mais assertivas, com base em dados, não em achismos.

Diversidade de softwares

Se você costuma utilizar muitas planilhas, documentos ou anotações, verifique se não há uma forma de integrar os sistemas para que o fluxo de dados seja automático. A falta unificação de informações dificulta o seu poder de gestão.

Baixa produtividade

Caso você perceba que a sua equipe não está conseguindo trabalhar de uma maneira otimizada, enfrentando processos burocráticos ou falta de informação em tempo real, um software de gestão pode ser útil.

É possível que o problema seja solucionado com um CRM, por exemplo.

Softwares de gestão são mais recomendáveis que o Excel?

Muitos empreendedores, especialmente donos de micro ou pequenas empresas, utilizam o Excel para planejar e acompanhar suas atividades gerenciais. Porém, com o aumento das vendas, atualizar e organizar as informações manualmente, por meio de planilhas, pode ser uma tarefa pouco produtiva e inviável.

Um software de gestão personalizado, geralmente, já vem desenhado de acordo com as necessidades de seus clientes, oferecem suporte, geram relatórios automatizados com riqueza de dados, são mais seguros e possuem uma interface amigável.

É claro que é possível realizar cadastros, acompanhar as finanças e até mesmo compartilhar uma planilha para que os colaboradores a editem, a exemplo de serviços como o Google Sheets. A utilização de um software de gestão, porém, permite o gerenciamento mais eficiente.

Outro aspecto interessante é que há o risco de as planilhas ficarem desatualizadas ou existir várias versões sem nenhuma integração entre si e isso não é bom para a empresa.

Se você optar por utilizar um programa gerencial na sua empresa, você pode escolher entre diversas opções, desde gratuitos como o MarketUp, soluções personalizadas ou até as mais comuns no mercado, como o Betalabs, Bling, ContaAzul, Nibo e ZeroPaper. Uma dica é analisar não somente o preço, mas a economia de tempo, integrações disponíveis e recursos oferecidos para as suas necessidades.

Analise se a sua empresa tem potencial de crescimento para os próximos meses ou anos e, se preciso, adote um software de gestão. Isso te permitirá acompanhar os processos mais de perto, aumentará a produtividade da equipe apoiará a tomada de decisão e facilitará o caminho para o sucesso.

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